15 juni 2020
Door de impact van COVID-19 op het bedrijfsleven werden werknemers en werkgevers versneld verplicht tot invoering van telewerk voor alle functies welke zich daartoe enigszins leenden. Ook in bedrijven waar dit voorheen niet gewenst was en/of onmogelijk werd geacht.
Nu de exitstrategie aan een sneltempo wordt uitgerold, stelt zich de vraag: wat met telewerk?
Velen hebben kunnen ondervinden dat telewerken heel wat voordelen biedt, waaronder een betere work-life balans, geen tijdverlies door woon-werkverkeer, flexibelere werkuren,… . Werkgevers hebben dan weer geleerd dat telewerk niet persé ten koste van de productiviteit hoeft te gaan. In vele sectoren rijpt dan ook de idee om de mogelijkheid tot telewerk ook na de corona-exit te behouden.
Het is evenwel raadzaam om hierbij niet overhaast te werk te gaan. Tijdens de COVID-19-maatregelen werd immers in een aangepast en versoepeld wetgevend kader voorzien. Aangezien dit kader na de exit wegvalt, is het aan te bevelen én in bepaalde gevallen verplicht om in contractuele afspraken met de betrokken werknemers te voorzien.
Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen structureel telewerk en occasioneel telewerk. Omwille van de overmachtssituatie die corona heeft gecreëerd ging men ervan uit dat werknemers tijdens COVID-19 zich in een situatie van occasioneel telewerk bevonden, zoals voorzien in de Wet Wendbaar Werk.
Occasioneel telewerk houdt in dat de werkzaamheden incidenteel en op niet-regelmatige basis buiten de bedrijfslocatie worden uitgevoerd. Het gaat om kortstondige “tijdelijke” periodes van telewerk met een uitzonderlijk karakter bv. wegens persoonlijke redenen zoals de ziekte van een kind. Occasioneel telewerk geschiedt in de regel op verzoek van de werknemer.
Structureel telewerk valt onder het toepassingsgebied van CAO nr. 85 en houdt in dat de werkzaamheden op regelmatige basis (en dus niet incidenteel) thuis worden verricht, met gebruikmaking van informatietechnologie.
De regelgeving omtrent het occasioneel telewerk is het meest flexibel en het minst formalistisch. De oorspronkelijke arbeidsovereenkomst kan ongewijzigd blijven bestaan. De Wet Wendbaar Werk vereist slechts dat de werknemer het telewerk aanvraagt met opgave van de redenen, waarna de werkgever diens al dan niet akkoord daarmede dient te geven. Er wordt verondersteld dat werkgever en werknemer onderling verdere concrete afspraken omtrent de uitvoering van het occasionele telewerk maken.
Structureel telewerk wordt veel formalistischer ingevuld. Voor iedere telewerker afzonderlijk dient een schriftelijke overeenkomst te worden opgesteld dat voldoet aan de vereisten van de CAO nr. 85 (artikel 6). Ofwel krijgt dit de vorm van een schriftelijke overeenkomst bij de start wanneer telewerk als deel van de functie werd gezien. Ofwel dient een addendum bij de arbeidsovereenkomst te worden ondertekend wanneer telewerken initieel niet in het contract stond.
In het arbeidsreglement kunnen de perioden worden opgenomen waarop de werknemer op jouw verzoek al dan niet mag telewerken (art 10, § 2, wet van 8 april 1965 tot vaststelling van het arbeidsreglement). Structureel telewerken wordt bovendien uitgevoerd op vrijwillige basis, zowel voor de werknemer als voor de werknemer en verondersteld een wederzijds akkoord.
Zowel in het geval van structureel als occasioneel telewerk organiseert de werknemer zelf zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Concreet houdt dit in dat de werknemers het aantal uren voorzien in het werkrooster zullen moeten presteren, zonder dat daarbij het werkrooster strikt moet nageleefd worden.
Inzake occasioneel telewerk stelt de wet dat men kan afspreken om apparatuur ter beschikking te stellen of om de kosten te vergoeden.
Voor wat structureel telewerk betreft verplicht artikel 9 CAO nr. 85 de werkgever om bepaalde kosten op zich te nemen. Artikel 9 CAO nr. 85 bepaalt dat de werkgever verantwoordelijk is voor het beschikbaar stellen, installeren en onderhouden van de voor het telewerk benodigde apparatuur. In dat geval vergoedt de werkgever “de kosten van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk”. Indien de werknemer zijn eigen apparatuur gebruikt dan zijn de aan het telewerk verbonden kosten voor rekening van de werkgever.
Deze vergoedingen worden berekend hetzij op basis van bewijsstukken, hetzij op basis van een forfaitair bedrag. Volgens de RSZ-instructies mag u een forfaitaire vergoeding van 20 euro per maand toekennen voor het gebruik van de eigen PC, en een forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 EUR per maand ter dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal,… Bovenop die vergoeding kan de werkgever ook het gebruik van de eigen internetverbinding ten belope van een forfait van 20 euro per maand vergoeden.
Sinds de wetswijziging in 2018 zijn zowel structurele als occasionele telewerkers beschermd i.k.v. de Arbeidsongevallenwet.
Wat bij telewerk evenwel vaak over het hoofd wordt gezien is de verplichting om bij elk gewijzigd arbeidsrisico mededeling te doen aan de arbeidsongevallenverzekeraar. Dus ook indien de werknemer voor een bepaalde periode van thuis uit werkzaam zal zijn, valt dit onder een zogenaamde wijziging van risico, en dient schriftelijke mededeling daarvan te gebeuren. Zo dient vermeld op welke plaats(en) de telewerkers hun werk verrichten en gedurende welke periodes van de dag de arbeid dient te worden verricht.
Kijk dus zeker uw arbeidsongevallenpolis na of deze voorziet in dekking voor telewerk voor uw personeelsleden én licht uw arbeidsongevallenverzekeraar voldoende in.
Kortom, voor occasioneel telewerk is een onderling akkoord verplicht maar de inhoud van dit akkoord is geheel vrijblijvend.
Ingeval van structureel telewerk moet de schriftelijke bijlage de nadere regels vermelden waarbinnen het telewerk wordt georganiseerd, met inbegrip van de kosten welke door de werkgever zullen worden vergoed.
Het verdient dus aanbeveling voor werkgever wanneer hij op een meer structurele wijze beroep wil doen op telewerk, hiervoor een schriftelijk kader te voorzien (d.m.v. een ondernemingspolicy, addendum bij de arbeidsovereenkomst en/of aanpassingen aan het arbeidsreglement). Dit om niet voor negatieve verrassingen te komen te staan, o.a. inzake de eraan verbonden kosten.
Heeft u nog vragen omtrent telewerk en de invoering daarvan binnen uw onderneming of wenst u bijstand bij de redactie van bovengenoemde documenten?
Wij staan u daarbij graag ter hulp!
Andere (corona-gerelateerde) vragen?
Neem zeker eens een kijkje op onze webpagina: www.atriusadvocaten.be/corona of contacteer ons!